KI in der Entgeltabrechnung: Anwendungsfelder, Voraussetzungen und Grenzen

KI kann bei abgegrenzten Aufgaben unterstützen. Welche Anwendungen sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Prozess, den verfügbaren Daten und den internen Kontrollabläufen ab.

Informationen auffinden

Ein KI-System kann dabei helfen, relevante Informationen in freigegebenen Richtlinien, Prozessbeschreibungen oder interne FAQ-Seiten schneller zu finden. Die Antwort sollte auf nachvollziehbaren und aktuellen Unterlagen beruhen.

Auf mögliche Auffälligkeiten hinweisen

KI-gestützte Datenanalysen können Hinweise auf fehlende Angaben oder ungewöhnliche Muster geben. Solche Hinweise sind Prüfansätze, aber für sich genommen kein Nachweis eines Abrechnungsfehlers.

Standardisierte Texte vorbereiten

Generative KI kann Entwürfe für wiederkehrende Auskünfte, Checklisten oder interne Dokumentationen vorbereiten. Vor der Verwendung sollten Inhalt, fachliche Richtigkeit und Bezug zum konkreten Fall geprüft werden.

Vor der Auswahl eines Systems sollte klar sein, welche konkrete Aufgabe unterstützt werden soll und wie das Ergebnis in den Abrechnungsprozess einfließt. Für eindeutig festgelegte Rechenregeln kann eine klassische regelbasierte Automatisierung geeigneter sein als ein generatives KI-System.

Anwendungsfall und Prozess abgrenzen

Beschreiben Sie, welche Eingaben verarbeitet und welche Ergebnisse erwartet werden. Legen Sie außerdem fest, wer das Ergebnis nutzt, wer es prüft und wann der Arbeitsschritt abgeschlossen ist.

Daten und Zugriffsrechte prüfen

Prüfen Sie, ob die benötigten Daten aktuell, vollständig und für den vorgesehenen Zweck geeignet sind. Klären Sie auch, welche Personen und Systeme Zugriff erhalten und ob das eingesetzte Werkzeug nach den internen Vorgaben genutzt werden darf.

Ergebnisse testen und kontrollieren

Testen Sie die Anwendung zunächst mit geeigneten Fällen, einschließlich typischer Abweichungen und Sonderfälle. Definieren Sie, wer die Ergebnisse bewertet, wie Korrekturen festgehalten werden und wann die Anwendung erneut überprüft wird.

KI-Ergebnisse können unvollständig sein oder den konkreten Abrechnungsfall nicht ausreichend berücksichtigen. Das gilt besonders, wenn Informationen fehlen, sich Vorgaben geändert haben oder ein Sachverhalt vom üblichen Ablauf abweicht.

Plausible Antworten können Fehler enthalten

Eine verständlich formulierte Antwort ist nicht automatisch fachlich richtig oder aktuell. Prüfen Sie wichtige Aussagen anhand der freigegebenen Unterlagen und der für den Fall maßgeblichen Informationen.

Hinweise sind keine abschließende Bewertung

Markierte Auffälligkeiten können auf einen Prüfbedarf hinweisen, aber auch unproblematische Abweichungen betreffen. Die fachliche Einordnung erfolgt anhand des jeweiligen Abrechnungsfalls.

Sonderfälle brauchen einen klaren Umgang

Legen Sie fest, wann ein Vorgang aus der KI-gestützten Bearbeitung herausgenommen und manuell geprüft wird. Auch bei Unsicherheit oder einem Systemausfall sollte ein nachvollziehbarer alternativer Ablauf bestehen.

Beim KI-Einsatz in der Entgeltabrechnung können personenbezogene Daten verarbeitet werden. Vor der Einführung sollte geklärt sein, welche Daten zu welchem Zweck genutzt werden, welches System die Daten verarbeitet, wer Zugriff hat und wie Eingaben und Ergebnisse behandelt werden.

Je nach System und Anwendungsfall können Anforderungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der EU-KI-Verordnung relevant sein. Welche Vorgaben gelten, hängt von der konkreten Funktion und Nutzung ab. Beziehen Sie die zuständigen Datenschutz-, Informationssicherheits- und Fachverantwortlichen ein.

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