Entgeltabrechnung: Grundlagen, Prozesse und aktuelle Themen

Eine Entgeltabrechnung folgt typischerweise mehreren Arbeitsschritten. Die genaue Ausgestaltung hängt unter anderem vom Beschäftigungsverhältnis, den relevanten Entgeltbestandteilen und den eingesetzten Abrechnungssystemen ab.

Abrechnungsdaten erfassen und prüfen

Zu Beginn werden die für den Abrechnungszeitraum relevanten Angaben zusammengeführt und geprüft. Dazu können beispielsweise Änderungen bei Arbeitszeit, Abwesenheiten, Vergütung oder persönlichen Abrechnungsmerkmalen gehören.

Entgeltbestandteile und Abzüge berechnen

Auf Grundlage der vorliegenden Daten werden die Entgeltbestandteile und die jeweils zu berücksichtigenden Abzüge ermittelt. Welche Positionen einfließen, richtet sich nach dem konkreten Beschäftigungs- und Abrechnungsfall.

Abrechnung erstellen und prüfen

Die berechneten Werte werden in der Entgeltabrechnung ausgewiesen. Plausibilitäts- und Kontrollschritte helfen dabei, Abweichungen zu erkennen und bei Bedarf zu klären.

Auszahlung und Folgeprozesse veranlassen

Anschließend werden die Abrechnung bereitgestellt und die vorgesehenen Folgeprozesse bearbeitet. Je nach Fall zählen dazu beispielsweise die Auszahlung und erforderliche Meldungen.

Für die Entgeltabrechnung werden Angaben zum Beschäftigungsverhältnis mit den Daten des jeweiligen Abrechnungszeitraums zusammengeführt. Welche Informationen und Entgeltbestandteile relevant sind, hängt vom konkreten Beschäftigungs- und Abrechnungsfall ab.

Beschäftigungs- und Stammdaten

Dazu können Angaben zum Beschäftigungsverhältnis, zur vereinbarten Vergütung, zum Arbeitszeitmodell und zu weiteren abrechnungsrelevanten Merkmalen gehören. Änderungen müssen dem passenden Zeitraum zugeordnet werden.

Arbeitszeit und Änderungen im Abrechnungszeitraum

Je nach Fall fließen beispielsweise geleistete Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Mehrarbeit oder Ein- und Austritte in die Abrechnung ein. Entscheidend ist, dass relevante Änderungen vollständig und rechtzeitig erfasst werden.

Feste und variable Entgeltbestandteile

Neben dem festen Arbeitsentgelt können variable Bestandteile wie Zuschläge, Prämien oder Provisionen berücksichtigt werden. Auch Sachbezüge und weitere geldwerte Vorteile können für die Abrechnung relevant sein.

Daten prüfen und zuordnen

Vor der Berechnung sollten die Angaben auf Vollständigkeit, Aktualität und die richtige Zuordnung zum Abrechnungszeitraum geprüft werden. Korrekturen oder Änderungen können je nach Fall weitere Prüfschritte erforderlich machen.

Nicht jeder Abrechnungsfall lässt sich mit denselben Daten und Arbeitsschritten bearbeiten. Besondere Vergütungsformen, Versorgungsleistungen oder branchenspezifische Anforderungen können zusätzliche Einordnungen und Prüfungen erforderlich machen.

Geldwerte Vorteile und Sachbezüge

Bei Sachbezügen und anderen geldwerten Vorteilen kommt es darauf an, welche Leistung vorliegt und wie sie im konkreten Fall einzuordnen ist. Für die Abrechnung sind die jeweils geltenden steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben maßgeblich.

Versorgungsbezüge und Betriebsrenten

Versorgungsbezüge und Betriebsrenten bringen eigene Abrechnungsfragen mit sich. Welche Angaben und Berechnungsschritte relevant sind, hängt unter anderem von der Art der Leistung und der individuellen Situation der empfangenden Person ab.

Branchenspezifische Anforderungen

In Branchen wie dem Baugewerbe können besondere Regelungen und Abläufe zu berücksichtigen sein. Deshalb sollte geprüft werden, welche Anforderungen für den jeweiligen Beschäftigungs- und Abrechnungsfall gelten.

Diese Fallgruppen werden auf „Besondere Abrechnungsfälle in der Entgeltabrechnung“ ausführlicher behandelt.

Jahreswechsel und aktuelle Änderungen

Zum Jahreswechsel können Änderungen bei Vorgaben, Berechnungswerten oder betrieblichen Abläufen eine Überprüfung der Abrechnungsprozesse erforderlich machen. Maßgeblich sind die jeweils aktuellen Regelungen und verlässliche Fachinformationen.

Änderungen und Prüfbedarfe zum Jahreswechsel behandeln wir ausführlicher auf „Jahreswechsel in der Entgeltabrechnung“.

Digitale Abrechnungssysteme unterstützen die Verarbeitung von Personal- und Entgeltdaten. Sie können wiederkehrende Arbeitsschritte strukturieren und Berechnungen unterstützen. Wichtig bleiben vollständige und aktuelle Daten, passende Systemeinstellungen sowie fachliche Prüfungen.

SAP® HCM in der Entgeltabrechnung

Unternehmen, die SAP® HCM einsetzen, verarbeiten darin unter anderem personal- und abrechnungsbezogene Daten. Wie die Abläufe gestaltet sind, hängt von der Systemkonfiguration, den Schnittstellen und den betrieblichen Prozessen ab.

Eine vertiefende Einordnung zu SAP® HCM und EEL bietet „SAP® HCM und EEL in der Entgeltabrechnung“.

Schnittstellen und Datenflüsse

Abrechnungsprozesse sind häufig mit weiteren Systemen und Verfahren verbunden. Dabei kommt es darauf an, dass relevante Daten vollständig, korrekt zugeordnet und rechtzeitig verarbeitet werden.

Digitalisierung und KI

Digitale Werkzeuge und KI können einzelne Arbeitsschritte unterstützen. Ihr Einsatz sollte zum jeweiligen Prozess passen und durch fachliche Prüfung sowie klare Regeln für den Umgang mit Daten begleitet werden.

Einsatzmöglichkeiten und Fragen rund um KI vertieft die Seite „Digitalisierung und KI in der Entgeltabrechnung“.

Verlässliche Entgeltabrechnung hängt nicht nur von der Berechnung ab, sondern auch von klaren Zuständigkeiten und abgestimmten Abläufen. Dazu gehört, wie Daten bereitgestellt, geprüft und bei Rückfragen oder Korrekturen bearbeitet werden.

Rollen und Schnittstellen

Je nach Unternehmensstruktur arbeiten Mitarbeitende der Entgeltabrechnung mit HR, Zeitwirtschaft, Finanzen und Führungskräften zusammen. Klare Zuständigkeiten helfen dabei, Änderungen und Rückfragen an den richtigen Stellen zu bearbeiten.

Kontrollen und Korrekturen

Plausibilitätsprüfungen und festgelegte Wege für Rückfragen oder Korrekturen unterstützen einen nachvollziehbaren Abrechnungsprozess. Wie diese Kontrollen organisiert sind, hängt unter anderem von den eingesetzten Systemen und betrieblichen Abläufen ab.

Führung und Weiterentwicklung

Wer die Entgeltabrechnung leitet, befasst sich auch mit der Organisation des Teams, der Verteilung von Aufgaben und der Weiterentwicklung von Prozessen und Fachwissen.

Im Beitrag „Organisation, Qualität und Leitung der Entgeltabrechnung“ geht es um Rollen, Kontrollen und Leitungsverantwortung.