KI in der Patentabteilung einführen

Auf einen Blick

Wie lässt sich KI in einer Patentabteilung sinnvoll einführen?

Die Einführung sollte mit klar abgegrenzten und freigegebenen Anwendungsfällen beginnen. Danach werden Daten, Tool, Verantwortlichkeiten, Prüfprozesse und Erfolgskriterien bewertet, bevor der Einsatz schrittweise auf weitere Aufgaben ausgeweitet wird.

Was bedeutet KI-Governance in der Patentabteilung?

KI-Governance umfasst Regeln, Rollen und Kontrollprozesse für den Einsatz von KI. Dazu gehören unter anderem freigegebene Anwendungsfälle, Anforderungen an Daten und Tools, Zuständigkeiten, Schulungen, Dokumentation und der Umgang mit Fehlern oder Sicherheitsvorfällen.

Welche Rolle spielt Human in the Loop?

Human in the Loop bedeutet, dass qualifizierte Mitarbeitende relevante KI-Eingaben, Ausgaben und Entscheidungen kontrollieren. KI-generierte Inhalte sollten insbesondere dann fachlich geprüft werden, wenn sie Patentansprüche, technische Sachverhalte, Quellen, Anmeldungen oder strategische Entscheidungen betreffen.

Wer sollte für den KI-Einsatz in der Patentabteilung verantwortlich sein?

Die Verantwortung sollte zwischen Fachbereich, IT, Datenschutz, Informationssicherheit und gegebenenfalls Rechtsabteilung abgestimmt werden. Für jeden Anwendungsfall sollte feststehen, wer die Nutzung freigibt, Daten und Ergebnisse prüft und bei Problemen reagiert.

Mit welchen KI-Anwendungsfällen sollte eine Patentabteilung beginnen?

Für den Einstieg eignen sich häufig klar abgrenzbare Aufgaben mit gut kontrollierbaren Ergebnissen, etwa die Strukturierung öffentlich zugänglicher Patentdokumente, die Vorbereitung von Zusammenfassungen oder die Unterstützung bei internen Wissensprozessen. Besonders schutzbedürftige Daten und entscheidungsrelevante Arbeitsschritte sollten erst nach einer gesonderten Prüfung einbezogen werden.

KI-Governance schafft den organisatorischen Rahmen für einen nachvollziehbaren und kontrollierten Einsatz künstlicher Intelligenz. Sie legt fest, welche Anwendungsfälle zulässig sind, welche Daten verarbeitet werden dürfen, wer Entscheidungen trifft und wie KI-generierte Ergebnisse geprüft werden.

Für Patentabteilungen ist dieser Rahmen besonders wichtig, weil Patentprozesse technische Informationen, unveröffentlichte Erfindungen, Geschäftsgeheimnisse und strategische Entscheidungen verbinden. Ein einzelnes KI-Tool kann deshalb nicht losgelöst von den bestehenden Schutz-, Freigabe- und Qualitätsprozessen betrachtet werden.

Welche Fragen eine KI-Governance beantworten sollte

Eine belastbare Governance muss nicht jedes technische Detail selbst regeln. Sie sollte aber die zentralen Fragen beantworten, die vor und während der Nutzung eines KI-Systems entstehen:

• Zweck: Für welche konkrete Aufgabe soll KI eingesetzt werden?
• Daten: Welche Patentinformationen, technischen Unterlagen oder personenbezogenen Daten dürfen verarbeitet werden?
• System: Welche lokale, cloudbasierte oder hybride Umgebung ist für den Anwendungsfall freigegeben?
• Verantwortung: Wer genehmigt den Anwendungsfall und wer trägt die fachliche Verantwortung für die Ergebnisse?
• Qualität: Welche Prüfungen sind vor der Weiterverwendung von KI-Ausgaben erforderlich?
• Dokumentation: Welche Eingaben, Ausgaben, Freigaben und Prüfungen müssen nachvollziehbar bleiben?
• Änderungen: Wie wird reagiert, wenn sich das Tool, der Anbieter, die Datenverarbeitung oder der Anwendungsfall verändert?
• Vorfälle: Was ist bei einer fehlerhaften Ausgabe, einer unzulässigen Datenübermittlung oder einem verdächtigen Zugriff zu tun?

Governance als Verbindung von Fachlichkeit und Technik

KI-Governance ist keine reine IT-Aufgabe. Die Patentabteilung muss beurteilen, welche Arbeitsschritte fachlich sinnvoll unterstützt werden können und welche Fehler besondere Auswirkungen hätten. IT, Informationssicherheit, Datenschutz und gegebenenfalls die Rechtsabteilung bringen ergänzende Perspektiven zu Systemen, Datenverarbeitung und organisatorischen Anforderungen ein.

Die Zuständigkeiten können je nach Organisation unterschiedlich verteilt sein. Entscheidend ist, dass die Rollen für jeden relevanten Anwendungsfall feststehen und nicht erst bei einem Fehler oder einer unklaren KI-Ausgabe geklärt werden müssen.

Warum Einzeltests allein nicht ausreichen

Ein überzeugendes Ergebnis in einem einzelnen Test bedeutet noch nicht, dass ein KI-Tool für den produktiven Einsatz geeignet ist. Ergebnisse können je nach Eingabe, Dokumentenbestand, Modellversion und Aufgabenstellung unterschiedlich ausfallen. Außerdem müssen Datenverarbeitung, Zugriffsrechte, fachliche Prüfung und Dokumentation in den tatsächlichen Arbeitsablauf passen.

Governance sorgt deshalb dafür, dass aus einem erfolgreichen Test kein ungesteuerter Einsatz entsteht. Sie definiert den Weg von der ersten Idee über die Bewertung und Pilotierung bis zur Freigabe, regelmäßigen Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung des Workflows.

Ein KI-Workflow in der Patentabteilung funktioniert nur, wenn Zuständigkeiten vor der Nutzung eindeutig geregelt sind. Dabei geht es nicht darum, jede Aufgabe einer einzelnen Person zuzuweisen. Entscheidend ist vielmehr, dass für Freigabe, Datenauswahl, technische Betreuung, fachliche Prüfung und Reaktion auf Probleme jeweils verantwortliche Stellen benannt sind.

Welche Rollen beteiligt werden, hängt von der Größe der Organisation, der Art des Anwendungsfalls und dem Schutzbedarf der verarbeiteten Informationen ab. In kleineren Patentabteilungen können mehrere Aufgaben bei einer Person oder einem kleinen Team liegen. Die Zuständigkeiten sollten trotzdem dokumentiert und für die Nutzenden verständlich sein.

Wichtige Rollen im KI-Workflow

Verantwortung nicht an das Tool delegieren

Ein KI-System kann Vorschläge, Zusammenfassungen oder Entwürfe erzeugen. Es übernimmt jedoch nicht automatisch die Verantwortung für die fachliche Richtigkeit, die Auswahl geeigneter Daten oder die Entscheidung über eine weitere Verwendung.

Besonders bei Patentansprüchen, technischen Sachverhalten, Quellenangaben, Anmeldungsunterlagen und strategischen Bewertungen müssen die zuständigen Patentfachleute festlegen, welche Prüfung erforderlich ist. Die Nutzung eines Tools sollte deshalb nicht dazu führen, dass fachliche Freigaben entfallen oder unklar wird, wer eine Ausgabe verantwortet.

Rollen je Anwendungsfall dokumentieren

Eine allgemeine Richtlinie reicht nicht immer aus. Für komplexere oder besonders schutzbedürftige Workflows empfiehlt sich eine kurze anwendungsfallbezogene Dokumentation. Sie kann beispielsweise folgende Punkte enthalten:

• Bezeichnung und Zweck des KI-Anwendungsfalls
• zuständige Prozess- und Fachverantwortliche
• zulässige und ausgeschlossene Daten
• freigegebenes Tool und zugelassene Umgebung
• erforderliche Prüf- und Freigabeschritte
• Dokumentations- und Aufbewahrungsvorgaben
• Vorgehen bei fehlerhaften Ausgaben oder Sicherheitsvorfällen
• Termin oder Anlass für eine erneute Bewertung

Nicht jede Aufgabe in der Patentabteilung eignet sich gleichermaßen für den Einsatz von KI. Eine strukturierte Bewertung hilft dabei, sinnvolle Einstiegsszenarien zu erkennen, Risiken angemessen einzuschätzen und Ressourcen auf Anwendungsfälle mit einem klaren praktischen Nutzen zu konzentrieren.

Bei der Priorisierung sollten nicht nur die erwarteten Effizienzgewinne betrachtet werden. Ebenso wichtig sind Schutzbedarf, Fehlerfolgen, Nachprüfbarkeit, Prozessabhängigkeiten und die Frage, ob qualifizierte Mitarbeitende die Ergebnisse zuverlässig kontrollieren können.

Welche Kriterien bei der Priorisierung zählen

Für die erste Bewertung kann ein Anwendungsfall anhand mehrerer Kriterien betrachtet werden:

• Praktischer Nutzen: Welcher konkrete Arbeitsschritt soll verbessert, beschleunigt oder strukturiert werden?
• Daten und Schutzbedarf: Welche Informationen werden verarbeitet und dürfen sie in der vorgesehenen Umgebung genutzt werden?
• Fehlerfolgen: Welche Auswirkungen hätte eine unvollständige, unzutreffende oder erfundene Ausgabe?
• Nachprüfbarkeit: Können Fachleute die Eingaben, Quellen, Zwischenschritte und Ergebnisse ausreichend kontrollieren?
• Prozessreife: Sind Ablauf, Rollen, Freigaben und Qualitätskriterien bereits ausreichend beschrieben?
• Technische Eignung: Unterstützt das Tool die Aufgabe zuverlässig und lässt es sich in die vorhandene Arbeitsumgebung integrieren?
• Skalierbarkeit: Lässt sich ein erfolgreicher Test auf weitere Teams, Dokumenttypen oder Patentprozesse übertragen?

Einstiegsszenarien mit vergleichsweise gut kontrollierbaren Ergebnissen

Für erste Pilotprojekte können Aufgaben geeignet sein, bei denen die Ergebnisse überschaubar bleiben und mit vertretbarem Aufwand geprüft werden können. Dazu zählen beispielsweise:

Anwendungsfälle mit erhöhtem Prüf- und Freigabebedarf

Besondere Vorsicht ist erforderlich, wenn KI-Ausgaben unmittelbar in rechtlich, technisch oder strategisch bedeutsame Entscheidungen einfließen. Dazu gehören beispielsweise:

• die Erstellung oder Änderung von Patentansprüchen und Anmeldungsunterlagen,
• die Bewertung von Neuheit, erfinderischer Tätigkeit oder Verletzungsrisiken,
• die Vorbereitung von Stellungnahmen, Schriftsätzen oder sonstigen externen Eingaben,
• die Verarbeitung unveröffentlichter Erfindungen oder besonders schutzbedürftiger Geschäftsgeheimnisse,
• automatisierte Empfehlungen zu Anmelde-, Portfolio- oder Verfolgungsstrategien.

Solche Anwendungsfälle sind nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Sie benötigen jedoch regelmäßig klarere Verantwortlichkeiten, engere Freigaben, eine höhere fachliche Prüftiefe und eine sorgfältige Dokumentation.

Priorisierung mit einer einfachen Bewertungsmatrix

Eine Bewertungsmatrix kann helfen, Anwendungsfälle vergleichbar zu machen. Die Kriterien sollten an die Organisation angepasst werden. Eine einfache Skala von niedrig bis hoch genügt für den Einstieg:

Die folgende Checkliste bündelt die wichtigsten Punkte für die Vorbereitung, Durchführung und regelmäßige Überprüfung eines KI-Workflows. Sie kann als Grundlage für die Bewertung einzelner Anwendungsfälle oder für die interne Abstimmung zwischen Patentabteilung, IT, Informationssicherheit, Datenschutz und weiteren zuständigen Stellen dienen.

Vor der Nutzung klären

Während der Nutzung beachten

• Nur die für den konkreten Zweck erforderlichen und freigegebenen Daten verwenden.
• KI-Ausgaben nicht ungeprüft in Patentansprüche, Beschreibungen, Stellungnahmen oder andere entscheidungsrelevante Dokumente übernehmen.
• Technische Aussagen, Quellen, Übersetzungen, Begriffe und Schlussfolgerungen fachlich kontrollieren.
• Unklare, widersprüchliche oder offensichtlich fehlerhafte Ausgaben kennzeichnen und nicht ungeprüft weiterverwenden.
• Bei besonders schutzbedürftigen Daten oder ungewöhnlichen Ausgaben die zuständigen Ansprechpersonen einbeziehen.
• Wesentliche Korrekturen, Freigaben und Abweichungen entsprechend den internen Vorgaben festhalten.

Nach dem Einsatz auswerten

Warnsignale für eine erneute Prüfung

Eine erneute Bewertung des Workflows sollte insbesondere dann erfolgen, wenn sich die technischen, organisatorischen oder rechtlichen Rahmenbedingungen verändern. Dazu gehören beispielsweise:

• ein Wechsel des KI-Systems oder des Anbieters,
• eine Änderung der Modellversion oder der Anbieterbedingungen,
• die Einbeziehung neuer Dokumenttypen oder schutzbedürftigerer Daten,
• eine Ausweitung auf weitere Teams oder Patentprozesse,
• wiederkehrende fehlerhafte oder nicht nachvollziehbare Ausgaben,
• ein Sicherheits- oder Datenschutzvorfall,
• eine Änderung interner Freigabe-, Qualitäts- oder Dokumentationsvorgaben.

Kurzcheck für die Freigabe

Vor der Freigabe eines KI-Workflows sollten mindestens diese Fragen mit „Ja“ beantwortet werden können:

• Ist der Zweck des Anwendungsfalls eindeutig beschrieben?
• Ist die Verarbeitung der vorgesehenen Daten in der gewählten Umgebung zulässig und organisatorisch geregelt?
• Sind verantwortliche Rollen und erforderliche Freigaben benannt?
• Ist eine fachliche Qualitätsprüfung vorgesehen?
• Ist geregelt, wie Fehler, Änderungen und Vorfälle behandelt werden?
• Kann der Workflow bei Bedarf eingeschränkt, angepasst oder beendet werden?

Die folgenden Fragen betreffen typische organisatorische, fachliche und praktische Aspekte bei der Einführung von KI in Patentabteilungen. Die konkrete Ausgestaltung sollte an die Größe der Organisation, die eingesetzten Systeme und den jeweiligen Anwendungsfall angepasst werden.

Die Einführung von KI in einer Patentabteilung berührt unter anderem Fragen der KI-Governance, des Datenschutzes, der Informationssicherheit, des Schutzes von Geschäftsgeheimnissen und der fachlichen Verantwortung im Patentprozess. Die konkrete Bewertung hängt vom jeweiligen Anwendungsfall, den verarbeiteten Daten, dem eingesetzten System und den internen Vorgaben ab.

Für die Ausgestaltung von Richtlinien und Freigabeprozessen sollten deshalb neben den technischen Eigenschaften eines KI-Systems auch aktuelle Primärquellen und einschlägige Empfehlungen berücksichtigt werden.

Relevante Primärquellen und Orientierungshilfen

Was bei der Aktualisierung geprüft werden sollte

Bei einer späteren Überarbeitung der Richtlinie oder eines freigegebenen KI-Workflows sollte insbesondere geprüft werden, ob sich folgende Rahmenbedingungen verändert haben:

• gesetzliche oder regulatorische Anforderungen an den Einsatz von KI,
• Vorgaben zu Datenschutz, Informationssicherheit und Geschäftsgeheimnissen,
• Vertrags- und Anbieterbedingungen des eingesetzten KI-Systems,
• Speicherorte, Datenflüsse und technische Funktionen des Systems,
• Modellversionen, Schnittstellen oder automatisierte Verarbeitungsschritte,
• interne Richtlinien, Rollen und Freigabeprozesse,
• Erfahrungen aus der Nutzung, Fehlerbilder und dokumentierte Vorfälle.

Warum FORUM Institut als Weiterbildungspartner?

Der sichere Einsatz von KI im Patentwesen verbindet technisches Verständnis mit Kenntnissen zu Patentprozessen, Vertraulichkeit, Datenschutz und fachlicher Qualitätssicherung. Weiterbildungen können dabei unterstützen, diese Perspektiven zusammenzuführen und KI-Anwendungen realistisch in die eigene Arbeit einzuordnen.

Seit über 45 Jahren unterstützt das FORUM Institut Fach- und Führungskräfte mit aktuellen und praxisnahen Weiterbildungen. Für die Veranstaltungen werden erfahrene Referierende aus Wirtschaft, Wissenschaft, Beratung, Aufsicht und Behörden ausgewählt, die fachliche Entwicklungen verständlich vermitteln und den Transfer in die berufliche Praxis unterstützen.

• Über 45 Jahre Erfahrung in der beruflichen Weiterbildung
• Erfahrene Referierende aus Praxis, Beratung, Wissenschaft, Aufsicht und Behörden
• Aktuelle Seminare, Lehrgänge, Webcasts und digitale Lernformate
• Praxisnahe Inhalte zu Patentwesen, Gewerblichem Rechtsschutz, Digitalisierung und Compliance
• Einordnung technischer Entwicklungen in bestehende Patent- und Arbeitsprozesse
• Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach ISO 9001 und ISO 21001

Die passenden Inhalte richten sich danach, ob zunächst Grundlagen zu generativer KI vermittelt, konkrete Patentprozesse unterstützt oder Fragen zur sicheren Einführung in Patentabteilungen und Kanzleien vertieft werden sollen.

Weiterbildungen zu KI in der Patentarbeit

Die Einführung von KI in der Patentabteilung betrifft nicht nur die Auswahl eines geeigneten Systems. Mitarbeitende müssen auch Anwendungsfälle bewerten, Daten und Risiken einordnen, KI-Ausgaben fachlich prüfen und neue Workflows sicher in bestehende Patentprozesse integrieren.

Gezielte Weiterbildung unterstützt Patentfachleute, Prozessverantwortliche und weitere beteiligte Stellen dabei, die Möglichkeiten und Grenzen von KI realistisch einzuschätzen und gemeinsame Standards für die praktische Nutzung zu entwickeln.

Geeignete Themen für die Weiterbildung

• KI-Anwendungsfälle in Patentrecherche, Dokumentenanalyse und Patent-Drafting
• Bewertung von Daten, Schutzbedarf und geeigneten Systemumgebungen
• KI-Governance, Rollen, Richtlinien und Freigabeprozesse
• Human in the Loop und fachliche Qualitätsprüfung
• Vertraulichkeit, Datenschutz und sichere KI-Workflows
• Praktische Einführung und Weiterentwicklung von KI-Prozessen

Die Einführung von KI in der Patentabteilung steht im Zusammenhang mit weiteren Fragen zu Patentrecherche, Patentpraxis, sicherer Toolauswahl und dem strategischen Umgang mit geistigem Eigentum.

Weitere Informationen und passende Weiterbildungen finden Sie in den folgenden Themenbereichen: