Aufbau einer Vergabestelle: Prozess-, Organisations-, Personal- und Prüfungsmanagement
Intensivseminar für öAG und Zuwendungsempfänger*innen
- Erfahrene Referenten aus der Vergabepraxis
- Praxisnahe Lösungen für öffentliche Auftraggeber
- Hervorragender Praxisbezug
- Qualitativ hochwertige Weiterbildungen nach den ISO-Normen
Online-Seminar
Ab
1.840,00 €
zzgl. MwSt.
Leistungen & Ablauf
Veranstaltung - 1.840,-€ zzgl. MwSt.
Die Teilnahmegebühr beinhaltet eine Dokumentation zum Download, ein Zertifikat, den Zugang zum Learning Space sowie technische Betreuung einschließlich PreMeeting.
Zeitraum:
jeweils von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr
Buchungsdetails
Online-Seminar
Ab
1.840,00 €
zzgl. MwSt.
Leistungen & Ablauf
Veranstaltung - 1.840,-€ zzgl. MwSt.
Die Teilnahmegebühr beinhaltet eine Dokumentation zum Download, ein Zertifikat, den Zugang zum Learning Space sowie technische Betreuung einschließlich PreMeeting.
Zeitraum:
jeweils von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr
Nach dem Seminar werden die Teilnehmenden in der Lage sein, Vergabestellen rechtssicher und effizient aufzubauen bzw. umzustrukturieren, Beschaffungsprozesse praxisnah zu optimieren und geeignete Vergabemanagementstrukturen im eigenen Unternehmen umzusetzen.
Ihr Referent
Alexander Weyland
Vergabespezialist, Referent, Autor und ehr. Mitglied der
Vergabekammer des Saarlandes. Leiter der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle eines
Großforschungszentrums
Alexander Weyland,…
Ihr Referent
Alexander Weyland
Vergabespezialist, Referent, Autor und ehr. Mitglied der
Vergabekammer des Saarlandes. Leiter der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle eines
Großforschungszentrums
Alexander Weyland, Dipl.-Wirt.-Jurist (FH), war 2008
2018 in Regierungsdiensten tätig. Seit 2018 leitet er die
Vergabestelle am CISPA. Er war Vorsitzender des
Beschaffungsausschusses der Helmholtz-Gemeinschaft, ist
Referent, Autor und seit 2023 ehrenamtliches Mitglied der
Vergabekammer Saarland. Jahrelange praktische
Erfahrungen, kombiniert mit Nachfragen auch auf
höchster administrativer Ebene, gewährleisten erfolgreiche
Vergabeverfahren. Die Verzahnung von theoretischen
Vorgaben und der erfolgreichen praktischen Umsetzung,
auch und gerade zum Aufbau einer neuen Vergabestelle,
ist dabei seine entscheidende Kernkompetenz.
Das erwartet Sie
- Aufbau und Umstrukturierung von Vergabestellen
- Rechtssichere Beschaffungsprozesse etablieren
- Vergabemanagementsysteme sinnvoll einsetzen
- Ressourcen und Organisation effizient gestalten
- Strategische Ausrichtung, die Effizienz sicherstellt
- Prüfungsmanagement professionell aufsetzen
Wer sollte teilnehmen
Dieses Seminar richtet sich ebenso an Mitarbeiter*innen, die heute schon in einer Vergabestelle arbeiten wie an solche, die künftig Bestandteil neuer Beschaffungsabteilungen sein werden. Die Seminarinhalte sind insbesondere an die für den Aufbau neuer Vergabestrukturen verantwortlichen Führungskräfte adressiert.
Ziel der Veranstaltung
Ob klassische öffentliche Auftraggeber*in, die eine neue Vergabestelle aufbauen oder eine vorhandene Vergabestelle umbauen, ertüchtigen, reformieren oder auch (nur) hin zur E-Vergabe optimieren möchte oder als (neue) Zuwendungsempfängerin, die durch Zuwendungsbescheide und staatliche Förderung plötzlich (regelmäßig) ausschreiben muss und darf. Die Aufgaben rund um den Aufbau einer neuen Vergabestelle oder die Ausrichtung des Unternehmens hin zur erfolgreichen und effizienten Vergabe von Zuwendungen könnte nicht größer sein. Im Seminar wird
praxiserprobt vermittelt, welche Meilensteine existieren und wie die prozessualen, organisatorischen und personellen Hürden zu überwinden sind. Aus der Praxis, für die Praxis!
Ihr Nutzen
Teilnehmer*innen des Seminars wird exklusiv und thematisch strukturiert aufgezeigt, welche Schritte notwendig sind, um eine erfolgreiche Vergabeabteilung aufzubauen, zu organisieren und zu führen. Dabei liegt der inhaltliche Schwerpunkt auf den konkreten Praxiserfahrungen des Referenten, der die Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle in einem Helmholtz-Zentrum auf der grünen Wiese von A-Z aufgebaut hat, sie organisiert, führt und erfolgreiches Prüfungsmanagement betreibt.
Programm
jeweils von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr
Tag 1
- Konkrete Hinweise zu Tätigkeitsbeschreibungen
- Vergaberechtliche Aus- und Fortbildung
- Personalentwicklungskonzepte
- Führung durch Kompetenz
- Prozesse im interdisziplinären Zusammenspiel
- Vom Beschaffungsbedarf bis zum Zuschlag
- Vertragsmanagement
- Strategisch kluger Umgang mit Rügen und Nachprüfungsanträgen
- Administrative Abbildung aller nötigen Prozesse (vom Beschaffungsantrag bis hin zum Wareneingang)
- Was ist wichtig, auf was ist prozessual zu bei der Wahl des VMS zu achten
- Genehmigungsprozesse und deren Notwendigkeit
- Wie binde ich das VMS in die bestehenden Prozesse ein?
- Was ist alles rechtssicher über das VMS abzubilden?
- Schnittstellen und sonstige Synergien
Begrüßung, Vorstellungsrunde und Beginn des 1.Veranstaltungstages
Personal
Personal
- Konkrete Hinweise zu Tätigkeitsbeschreibungen
- Vergaberechtliche Aus- und Fortbildung
- Personalentwicklungskonzepte
- Führung durch Kompetenz
Pause
Prozesse
Prozesse
- Prozesse im interdisziplinären Zusammenspiel
- Vom Beschaffungsbedarf bis zum Zuschlag
- Vertragsmanagement
Mittagspause
Prozesse
Prozesse
- Strategisch kluger Umgang mit Rügen und Nachprüfungsanträgen
- Administrative Abbildung aller nötigen Prozesse (vom Beschaffungsantrag bis hin zum Wareneingang)
Pause
Vergabemanagementsystem (VMS)
Vergabemanagementsystem (VMS)
- Was ist wichtig, auf was ist prozessual zu bei der Wahl des VMS zu achten
- Genehmigungsprozesse und deren Notwendigkeit
Pause
Vergabemanagementsystem (VMS)
Vergabemanagementsystem (VMS)
- Wie binde ich das VMS in die bestehenden Prozesse ein?
- Was ist alles rechtssicher über das VMS abzubilden?
- Schnittstellen und sonstige Synergien
QA Session
Ende des 1. Veranstaltungstages
Tag 2
- Wie viele MA für wie viel Arbeit?
- GVP oder doch die Poollösung?
- Fachgruppenbildung
- Verantwortung effizient delegieren
- Fordern und Fördern
- Die Außendarstellung und Erwartungsmanagement
- Aus- und Fortbildung der MA (extern und intern)
- Vergabestrategien als nachhaltiges Patentrezept
- Die Rechtsprechung als casus knacksus
- Umgang mit Steakholdern
- Verantwortung effizient delegieren
- Führung nach oben
- Kompetenzgeleitete Ausrichtung
- Einkauf der Zukunft
- Standing
- Reputation und seine Vorteile
- Zusammenspiel mit wichtigen Abteilungen
- Die Bedarfsträgerschaft immer im Fokus
Beginn des 2.Veranstaltungstages
Abteilungsorganisation
Abteilungsorganisation
- Wie viele MA für wie viel Arbeit?
- GVP oder doch die Poollösung?
- Fachgruppenbildung
- Verantwortung effizient delegieren
- Fordern und Fördern
- Die Außendarstellung und Erwartungsmanagement
Pause
Vergaberechtliches Know-How
Vergaberechtliches Know-How
- Aus- und Fortbildung der MA (extern und intern)
- Vergabestrategien als nachhaltiges Patentrezept
- Die Rechtsprechung als casus knacksus
Mittagspause
Die Führungsebene
Die Führungsebene
- Umgang mit Steakholdern
- Verantwortung effizient delegieren
- Führung nach oben
- Kompetenzgeleitete Ausrichtung
- Einkauf der Zukunft
Pause
Grundsätzliches
Grundsätzliches
- Standing
- Reputation und seine Vorteile
- Zusammenspiel mit wichtigen Abteilungen
- Die Bedarfsträgerschaft immer im Fokus
Pause
QA Session
Ende der Veranstaltung
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Weitere Informationen
Ihre Vorteile bei einer FORUM Institut Weiterbildung
Modernes Lernen mit der All-in-one-Weiterbildungsplattform beim FORUM Institut:
Bei unseren Online-Weiterbildungen lernen Sie im Learning Space, unserer holistischen Lernumgebung mit vielen Funktionalitäten. So wird Ihre Selbstwirksamkeit und nachhaltiges Lernen unterstützt.
- Live und interaktiv lernen über unsere Weiterbildungsplattform "Learning Space"
- Eine Plattform mit vielen Funktionen: Veranstaltungsraum, Chat, Agenda mit Unterlagen, Umfragen, Workshopräume u.v.m.
- Komfortable Umfragen mit dem Umfragetool Slido
- Chat "deluxe": Gruppenchat, 1:1 Chat
- Zentraler Ablageort für Dokumente und Medien
- Weitere Services und Apps stehen auf der Plattform zur Verfügung (Padlet, Mentimeter u.v.m.)
- Didaktisch und technisch optimal aufeinander abgestimmtes Konzept
- Hohe Interaktivität mit viel Raum für Ihre Fragen
- Durchgehende Betreuung während der Veranstaltung für einen optimalen Lernerfolg
- Gratis PreMeeting, um technisch perfekt in Ihre Weiterbildung zu starten
Technische Voraussetzungen
Für die Teilnahme an unseren Online-Veranstaltungen benötigen Sie eine stabile Internetverbindung. Für ein optimales Lernerlebnis empfehlen wir die Verwendung der Browser Microsoft Edge oder Google Chrome in der aktuellen Version. Zur Übertragung des Tons benötigen Sie ein Headset, Lautsprecher oder Telefon. Weitere Informationen finden Sie hier. Überprüfen Sie bitte vorab, ob Ihr Mikrofon beziehungsweise Ihr Headset und Ihre Kamera funktionsfähig sind. Bitte verwenden Sie keine VPN-Verbindung, da hier die Audioverbindung nicht gewährleistet werden kann.
Bei unseren Online-Weiterbildungen ist die Videokonferenz-Software Zoom in unseren Learning Space eingebunden. Sie haben keine Berechtigung für die Nutzung von ZOOM? Bitte kontaktieren Sie uns, wir bieten Ihnen gerne Alternativen für die Teilnahme an unseren Online-Weiterbildungen an.
Technikcheck mit gratis PreMeeting
Sie können kostenlos an einem unserer PreMeetings teilnehmen und unseren Learning Space kennenlernen. Eine Buchung ist nicht erforderlich. Termine zu unseren PreMeetings finden Sie in Ihrem Kundenportal. Klicken Sie im Kundenportal beim PreMeeting auf den grünen "Teilnehmen"-Button und Sie werden direkt zum Learning Space weitergeleitet.
Ein PreMeeting bietet die Möglichkeit, unseren Learning Space besser kennen zu lernen und technisch perfekt in Ihre Online-Weiterbildung zu starten. Es ist ein unverbindliches Angebot für alle Kund*innen und keine Voraussetzung für Ihre Teilnahme. Sollte kein Termin eines PreMeetings für Sie passen, Sie jedoch einen Technik-Check vorab wünschen, sprechen Sie uns gerne an.
Zugang und Ablauf der Online-Veranstaltungen
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