Patientenrekrutierung und Studientreue

Strategien für Rekrutierungserfolg und Patient Retention in klinischen Prüfungen

Innovative Wege/Methoden Patient*innen zu erreichen
Einsatz von Social Media, KI & Co. - case studies
Beurteilung der Maßnahmen durch die EK
Offiziell zertifiziert nach ISO 9001 und ISO 21001

Termin

Format

Online-Seminar

Gebühr

Ab 1.290,00 € zzgl. MwSt.
Leistungen & Ablauf

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Sie sind auf der Suche nach zeitgemäßen Ansätzen, die Rekrutierung und Bindung von Patient*innen in klinischen Prüfungen erfolgreich zu gestalten? Dann informieren Sie sich in diesem Seminar über innovative Wege und neuen Perspektiven, wie Social Media, KI & Co. Ihre Feasibility Planung, Rekrutierung und patient retention zum Erfolg führen.

Ihre Referierenden

Jessica Cordes

Clinical Excellence GmbH

Senior Consultant & Trainerin;
Jessica Cordes startete ihre Karriere in der pharmazeutischen Industrie 2007. Sie war als Projektleiterin und Clinical Trial Manager für…

Dr. Tobias Kruse

Clariness GmbH

Chief Scientific Officer

Jan Paus, LL.M., LL.M.

Ethikommission Westfalen-Lippe

Juristisches Mitglied, Leiter der Geschäftsstelle

Das erwartet Sie

Herausforderungen in Patientenrekrutierung und -retention: Neue Rahmenbedingungen und deren Folgen
Beurteilung der Maßnahmen durch die Ethikkommission
Neue Rekrutierungsansätze: Was funktioniert, was nicht?
Feasibility Planning, Rekrutierung und Retention gemeinsam denken
Patient Retention: Studientreue und Dropout-Management in der Praxis
Erfahrungen aus Case Studies: Social Media Einsatz, KI & Co.

Wer sollte teilnehmen

Dieses Seminar richtet sich an Mitarbeitende in Clinical und Medical Affairs, welche für die Planung und Durchführung klinischer Prüfungen mitverantwortlich sind und wissen möchten,

welche digitalen Wege für eine erfolgsversprechende Patientenrekrutierung in klinischen Prüfungen inzwischen möglich sind und
mit welchen Strategien eine gute Patientenbindung in klinischen Prüfungen gelingt.

Ziel der Veranstaltung

Die Rekrutierung und Bindung von Patient*innen sind wichtige Aspekte für den Erfolg von klinischen Prüfungen. Auch neue regulatorische Vorgaben, wie die des G-BA (5 %ige Rekrutierungsbeteiligung für Studien, die in Deutschland durchgeführt und anschließend zur Erstattung herangezogen werden) legen den Fokus auf das "people business". Neue Wege und Methoden, um Patient*innen anzusprechen und in klinischen Prüfungen zu halten, sind damit ein Muss, um den Erfolg einer Studie und damit auch den des Arzneimittels am Markt maßgeblich positiv zu beeinflussen.

Lernen Sie in diesem Seminar, mit welchen innovativen Maßnahmen es möglich ist, Patientinnen und Patienten über klinische Studien zu informieren und an eine Studienteilnahme zu binden. Erhalten Sie Tipps, wie Sie Feasibility-Planung, Rekrutierung und Patient Retention gemeinsam denken, um stockende Rekrutierungsraten zu beschleunigen bzw. qualitativ zu verbessern und die Teilnehmendenzahlen Ihrer klinischen Studien auf einem stabilen Niveau zu halten.

Ihr Nutzen

Mit den im Seminar vermittelten Kenntnissen:

kennen Sie innovative Wege und Methoden, um potentielle Patient*innen bzgl. einer Teilnahme an Ihren klinischen Prüfungen anzusprechen.
wissen Sie, wie Sie Ihre Maßnahmen zur Patientenrekrutierung und Patientenbindung in klinischen Prüfungen compliance-konform gestalten.
sind Sie in der Lage, die patient retention künftig so auszugestalten, dass Sie Ursachen für Dropouts frühzeitig erkennen und gegensteuern können.

Programm

von 09:00-17:00 Uhr
Einwahl ab 30 min vor Veranstaltung möglich

09:00 Uhr

Die aktuellen Rahmenbedingungen
Dr. Tobias Kruse

Herausforderungen in der Patientenrekrutierung und -retention: Ein Gesamtbild
Regulatorischer Rahmen im Überblick (ICH E6, EU-CTR, AMG)
Vorgabe des G-BA: Das 5%-Rekrutierungsziel im Kontext
Datenschutz und Gesundheitsdatennutzungsgesetz: Fluch oder Segen?
Sponsor- und Site-Perspektive: Wer trägt welche Verantwortung?

10:00 Uhr

Beurteilung der Maßnahmen durch die Ethikkommission
Jan Paus, LL.M., LL.M.

Welche Unterlagen/Informationen benötigt die EK für eine Beurteilung der Maßnahmen?
Genereller Ablauf der Genehmigung von Rekrutierungsmaßnahmen
Beratung/"ethics advice"

10:45 Uhr

Pause

11:00 Uhr

Neue Rekrutierungsansätze in klinischen Prüfungen
Dr. Tobias Kruse

Unterschied in der Ansprache: Information vs. Rekrutierungsversuch
Rekrutierung: Was funktioniert, was nicht
Patientenorganisationen als Rekrutierungspartner: ein unterschätzter Kanal?
Online-Rekrutierung als neuer Weg
- Grundlagen zum besseren Verständnis
- Werkzeugkasten: Über welche Kanäle finden Sie Patient*innen?
- Das Pay-per-Click-Prinzip (PPC) der Online-Werbung
- Die "Patient Journey to Randomization" einer Online-Kampagne
- Regulatorische Anforderungen der Online-Patientenrekrutierung in der Praxis
- Datenschutz: Was ist zu beachten?
- Genehmigung der Maßnahmen bei der EK: die Herausforderungen
Indikationsspezifische Besonderheiten: Onkologie, ZNS, seltene Erkrankungen

12:15 Uhr

Mittagspause

13:00 Uhr

Feasibility Planning: Rekrutierung und Retention gemeinsam denken
Jessica Cordes, Dr. Tobias Kruse

Konservative Feasibility: typische Fehler und Schwachstellen
Patient Reported Feasibility Study - patientenzentrierte Planung
Retention-Risiken bereits in der Feasibility berücksichtigen
Besuchsfrequenz, Reiseaufwand und Burden of Participation
Frühindikatoren für Dropout-Risiken

13:45 Uhr

Patient Retention: Studientreue und Dropout-Management
Jessica Cordes

Häufigste Ursachen für Dropout und deren frühzeitige Erkennung
Regulatorische Anforderungen bei Studienabbrüchen (ICH E6, EU-CTR)
Patientenzentrierte Studiendesigns als Retention-Strategie
- Dezentrale klinische Prüfungen (Decentralized Clinical Trials, DCTs)
- Remote Monitoring und digitale Studienvisiten
Kommunikation und Engagement während der Studienlaufzeit
Ethische Grenzen des Retention-Managements: Wann wird Einflussnahme problematisch?
Retention-Metriken und Reporting gegenüber Sponsoren und Behörden

14:45 Uhr

Pause

15:00 Uhr

Einsatz von KI bei Rekrutierung und Retention
Jessica Cordes, Dr. Tobias Kruse

Optimierung der Rekrutierungseffizienz mittels KI
Erstellung und Übersetzung von Rekrutierungsunterlagen: Globalisierung von Online-Kampagnen für multinationale Phase-2/3-Studien
Predictive Analytics: Dropout-Risiken frühzeitig erkennen
Chatbots und weitere Möglichkeiten der KI-gestützten Begleitung von Patient*innen
Regulatorische und ethische Aspekte des KI-Einsatzes (EU AI Act)

15:45 Uhr

Case Studies
Jessica Cordes, Dr. Tobias Kruse

Case Study 1: Vergleich Online- und traditionelle Rekrutierung bei einer Studie zu Depression

Welche Kanäle funktionieren am besten?
Welche Retention-Maßnahmen wurden eingesetzt und mit welchem Ergebnis?

Case Study 2: Kampagnenmanagement bei einer Studie zu Infektionskrankheiten

Mehrjähriges Kampagnenmanagement im Überblick
Planmäßiges Erreichen des Last-Patient-In-Date
Retention über die gesamte Studienlaufzeit: Maßnahmen und Learnings

Case Study 3: Retention-Management bei einer Studie mit hohem Dropout-Risiko

Ausgangssituation und identifizierte Risikofaktoren
Eingesetzte Retention-Strategien und deren Wirksamkeit

16:45 Uhr

Diskussion und Abschluss

17:00 Uhr

Ende des Seminars

Dr. Tobias Kruse

Herausforderungen in der Patientenrekrutierung und -retention: Ein Gesamtbild
Regulatorischer Rahmen im Überblick (ICH E6, EU-CTR, AMG)
Vorgabe des G-BA: Das 5%-Rekrutierungsziel im Kontext
Datenschutz und Gesundheitsdatennutzungsgesetz: Fluch oder Segen?
Sponsor- und Site-Perspektive: Wer trägt welche Verantwortung?

Jan Paus, LL.M., LL.M.

Welche Unterlagen/Informationen benötigt die EK für eine Beurteilung der Maßnahmen?
Genereller Ablauf der Genehmigung von Rekrutierungsmaßnahmen
Beratung/"ethics advice"

10:45 Uhr

Pause

Dr. Tobias Kruse

Unterschied in der Ansprache: Information vs. Rekrutierungsversuch
Rekrutierung: Was funktioniert, was nicht
Patientenorganisationen als Rekrutierungspartner: ein unterschätzter Kanal?
Online-Rekrutierung als neuer Weg
- Grundlagen zum besseren Verständnis
- Werkzeugkasten: Über welche Kanäle finden Sie Patient*innen?
- Das Pay-per-Click-Prinzip (PPC) der Online-Werbung
- Die "Patient Journey to Randomization" einer Online-Kampagne
- Regulatorische Anforderungen der Online-Patientenrekrutierung in der Praxis
- Datenschutz: Was ist zu beachten?
- Genehmigung der Maßnahmen bei der EK: die Herausforderungen
Indikationsspezifische Besonderheiten: Onkologie, ZNS, seltene Erkrankungen

12:15 Uhr

Mittagspause

Jessica Cordes, Dr. Tobias Kruse

Konservative Feasibility: typische Fehler und Schwachstellen
Patient Reported Feasibility Study - patientenzentrierte Planung
Retention-Risiken bereits in der Feasibility berücksichtigen
Besuchsfrequenz, Reiseaufwand und Burden of Participation
Frühindikatoren für Dropout-Risiken

Jessica Cordes

Häufigste Ursachen für Dropout und deren frühzeitige Erkennung
Regulatorische Anforderungen bei Studienabbrüchen (ICH E6, EU-CTR)
Patientenzentrierte Studiendesigns als Retention-Strategie
- Dezentrale klinische Prüfungen (Decentralized Clinical Trials, DCTs)
- Remote Monitoring und digitale Studienvisiten
Kommunikation und Engagement während der Studienlaufzeit
Ethische Grenzen des Retention-Managements: Wann wird Einflussnahme problematisch?
Retention-Metriken und Reporting gegenüber Sponsoren und Behörden

14:45 Uhr

Pause

Jessica Cordes, Dr. Tobias Kruse

Optimierung der Rekrutierungseffizienz mittels KI
Erstellung und Übersetzung von Rekrutierungsunterlagen: Globalisierung von Online-Kampagnen für multinationale Phase-2/3-Studien
Predictive Analytics: Dropout-Risiken frühzeitig erkennen
Chatbots und weitere Möglichkeiten der KI-gestützten Begleitung von Patient*innen
Regulatorische und ethische Aspekte des KI-Einsatzes (EU AI Act)

Jessica Cordes, Dr. Tobias Kruse

Case Study 1: Vergleich Online- und traditionelle Rekrutierung bei einer Studie zu Depression

Welche Kanäle funktionieren am besten?
Welche Retention-Maßnahmen wurden eingesetzt und mit welchem Ergebnis?

Case Study 2: Kampagnenmanagement bei einer Studie zu Infektionskrankheiten

Mehrjähriges Kampagnenmanagement im Überblick
Planmäßiges Erreichen des Last-Patient-In-Date
Retention über die gesamte Studienlaufzeit: Maßnahmen und Learnings

Case Study 3: Retention-Management bei einer Studie mit hohem Dropout-Risiko

Ausgangssituation und identifizierte Risikofaktoren
Eingesetzte Retention-Strategien und deren Wirksamkeit

16:45 Uhr

Diskussion und Abschluss

17:00 Uhr

Ende des Seminars

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"Ich habe aus der Veranstaltung neue Anreize in meinen Arbeitsalltag mitnehmen können, an welchen Stellen man die Patientenrekrutierung optimieren kann und welche Möglichkeiten es gibt."

"Gute Strukturierung des Kurses, sehr informativ, umfangreich, hilfreich. Erfahrene Dozenten, die wussten, wovon sie reden. Fragen wurden alle sehr gut beantwortet. Agendazeiten wurden gut eingehalten."

"Der erste Teil Teil war sehr gut und hilfreich. Besonders gut fand ich den Teil "Wie kann ein eTMF aussehen" und der Teil zur elektronischen Unterschrift."

"Sehr informativ, tolle Insights."

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