Aufbau einer Vergabestelle: Prozess-, Organisations-, Personal- und Prüfungsmanagement

Intensivseminar für öAG und Zuwendungsempfänger*innen

Erfahrene Referenten aus der Vergabepraxis
Praxisnahe Lösungen für öffentliche Auftraggeber
Hervorragender Praxisbezug
Qualitativ hochwertige Weiterbildungen nach den ISO-Normen

Aufbau einer Vergabestelle: Prozess-, Organisations-, Personal- und Prüfungsmanagement

Termin

Format

Seminar

Gebühr

Ab 1.840,00 € zzgl. MwSt.
Leistungen & Ablauf

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Seminar

Gebühr

Ab 1.840,00 € zzgl. MwSt.
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Nach dem Seminar werden die Teilnehmenden in der Lage sein, Vergabestellen rechtssicher und effizient aufzubauen bzw. umzustrukturieren, Beschaffungsprozesse praxisnah zu optimieren und geeignete Vergabemanagementstrukturen im eigenen Unternehmen umzusetzen.

Ihr Referent

Alexander Weyland

Vergabespezialist, Referent, Autor und ehr. Mitglied der
Vergabekammer des Saarlandes. Leiter der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle eines
Großforschungszentrums

Alexander Weyland,…

Das erwartet Sie

Aufbau und Umstrukturierung von Vergabestellen
Rechtssichere Beschaffungsprozesse etablieren
Vergabemanagementsysteme sinnvoll einsetzen
Ressourcen und Organisation effizient gestalten
Strategische Ausrichtung, die Effizienz sicherstellt
Prüfungsmanagement professionell aufsetzen

Wer sollte teilnehmen

Dieses Seminar richtet sich ebenso an Mitarbeiter*innen, die heute schon in einer Vergabestelle arbeiten wie an solche, die künftig Bestandteil neuer Beschaffungsabteilungen sein werden. Die Seminarinhalte sind insbesondere an die für den Aufbau neuer Vergabestrukturen verantwortlichen Führungskräfte adressiert.

Ziel der Veranstaltung

Ob klassische öffentliche Auftraggeber*in, die eine neue Vergabestelle aufbauen oder eine vorhandene Vergabestelle umbauen, ertüchtigen, reformieren oder auch (nur) hin zur E-Vergabe optimieren möchte oder als (neue) Zuwendungsempfängerin, die durch Zuwendungsbescheide und staatliche Förderung plötzlich (regelmäßig) ausschreiben muss und darf. Die Aufgaben rund um den Aufbau einer neuen Vergabestelle oder die Ausrichtung des Unternehmens hin zur erfolgreichen und effizienten Vergabe von Zuwendungen könnte nicht größer sein. Im Seminar wird
praxiserprobt vermittelt, welche Meilensteine existieren und wie die prozessualen, organisatorischen und personellen Hürden zu überwinden sind. Aus der Praxis, für die Praxis!

Ihr Nutzen

Teilnehmer*innen des Seminars wird exklusiv und thematisch strukturiert aufgezeigt, welche Schritte notwendig sind, um eine erfolgreiche Vergabeabteilung aufzubauen, zu organisieren und zu führen. Dabei liegt der inhaltliche Schwerpunkt auf den konkreten Praxiserfahrungen des Referenten, der die Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle in einem Helmholtz-Zentrum auf der grünen Wiese von A-Z aufgebaut hat, sie organisiert, führt und erfolgreiches Prüfungsmanagement betreibt.

Programm

von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr

Begrüßung, Vorstellungsrunde und Beginn des 1.Veranstaltungstages

Personal

Konkrete Hinweise zu Tätigkeitsbeschreibungen
Vergaberechtliche Aus- und Fortbildung
Personalentwicklungskonzepte
Führung durch Kompetenz

Pause

Prozesse

Prozesse im interdisziplinären Zusammenspiel
Vom Beschaffungsbedarf bis zum Zuschlag
Vertragsmanagement

Mittagspause

Prozesse

Strategisch kluger Umgang mit Rügen und Nachprüfungsanträgen
Administrative Abbildung aller nötigen Prozesse (vom Beschaffungsantrag bis hin zum Wareneingang)

Pause

Vergabemanagementsystem (VMS)

Was ist wichtig, auf was ist prozessual zu bei der Wahl des VMS zu achten
Genehmigungsprozesse und deren Notwendigkeit

Pause

Vergabemanagementsystem (VMS)

Wie binde ich das VMS in die bestehenden Prozesse ein?
Was ist alles rechtssicher über das VMS abzubilden?
Schnittstellen und sonstige Synergien

QA Session

Ende des 1. Veranstaltungstages

Begrüßung, Vorstellungsrunde und Beginn des 1.Veranstaltungstages

Konkrete Hinweise zu Tätigkeitsbeschreibungen
Vergaberechtliche Aus- und Fortbildung
Personalentwicklungskonzepte
Führung durch Kompetenz

Pause

Prozesse im interdisziplinären Zusammenspiel
Vom Beschaffungsbedarf bis zum Zuschlag
Vertragsmanagement

Mittagspause

Strategisch kluger Umgang mit Rügen und Nachprüfungsanträgen
Administrative Abbildung aller nötigen Prozesse (vom Beschaffungsantrag bis hin zum Wareneingang)

Pause

Was ist wichtig, auf was ist prozessual zu bei der Wahl des VMS zu achten
Genehmigungsprozesse und deren Notwendigkeit

Pause

Wie binde ich das VMS in die bestehenden Prozesse ein?
Was ist alles rechtssicher über das VMS abzubilden?
Schnittstellen und sonstige Synergien

QA Session

Ende des 1. Veranstaltungstages

Beginn des 2.Veranstaltungstages

Abteilungsorganisation

Wie viele MA für wie viel Arbeit?
GVP oder doch die Poollösung?
Fachgruppenbildung
Verantwortung effizient delegieren
Fordern und Fördern
Die Außendarstellung und Erwartungsmanagement

Pause

Vergaberechtliches Know-How

Aus- und Fortbildung der MA (extern und intern)
Vergabestrategien als nachhaltiges Patentrezept
Die Rechtsprechung als casus knacksus

Mittagspause

Die Führungsebene

Umgang mit Steakholdern
Verantwortung effizient delegieren
Führung nach oben
Kompetenzgeleitete Ausrichtung
Einkauf der Zukunft

Pause

Grundsätzliches

Standing
Reputation und seine Vorteile
Zusammenspiel mit wichtigen Abteilungen
Die Bedarfsträgerschaft immer im Fokus

Pause

QA Session

Ende der Veranstaltung

Beginn des 2.Veranstaltungstages

Wie viele MA für wie viel Arbeit?
GVP oder doch die Poollösung?
Fachgruppenbildung
Verantwortung effizient delegieren
Fordern und Fördern
Die Außendarstellung und Erwartungsmanagement

Pause

Aus- und Fortbildung der MA (extern und intern)
Vergabestrategien als nachhaltiges Patentrezept
Die Rechtsprechung als casus knacksus

Mittagspause

Umgang mit Steakholdern
Verantwortung effizient delegieren
Führung nach oben
Kompetenzgeleitete Ausrichtung
Einkauf der Zukunft

Pause

Standing
Reputation und seine Vorteile
Zusammenspiel mit wichtigen Abteilungen
Die Bedarfsträgerschaft immer im Fokus

Pause

QA Session

Ende der Veranstaltung

Downloads

Fordern Sie die Unterlagen über unser Formular an.

Prospekt

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Vergabe in Krisenzeiten

Krisen stellen öffentliche Auftraggeber vor die Herausforderung, dringend benötigte Leistungen und Lieferungen in…

Download Details

Ihre Vorteile bei einer FORUM Institut Weiterbildung

Modernes Lernen mit der All-in-one-Weiterbildungsplattform beim FORUM Institut:
Bei unseren Online-Weiterbildungen lernen Sie im Learning Space, unserer holistischen Lernumgebung mit vielen Funktionalitäten. So wird Ihre Selbstwirksamkeit und nachhaltiges Lernen unterstützt.

Live und interaktiv lernen über unsere Weiterbildungsplattform "Learning Space"
Eine Plattform mit vielen Funktionen: Veranstaltungsraum, Chat, Agenda mit Unterlagen, Umfragen, Workshopräume u.v.m.
Komfortable Umfragen mit dem Umfragetool Slido
Chat "deluxe": Gruppenchat, 1:1 Chat
Zentraler Ablageort für Dokumente und Medien
Weitere Services und Apps stehen auf der Plattform zur Verfügung (Padlet, Mentimeter u.v.m.)
Didaktisch und technisch optimal aufeinander abgestimmtes Konzept
Hohe Interaktivität mit viel Raum für Ihre Fragen
Durchgehende Betreuung während der Veranstaltung für einen optimalen Lernerfolg
Gratis PreMeeting, um technisch perfekt in Ihre Weiterbildung zu starten

Technische Voraussetzungen

Für die Teilnahme an unseren Online-Veranstaltungen benötigen Sie eine stabile Internetverbindung. Für ein optimales Lernerlebnis empfehlen wir die Verwendung der Browser Microsoft Edge oder Google Chrome in der aktuellen Version. Zur Übertragung des Tons benötigen Sie ein Headset, Lautsprecher oder Telefon. Weitere Informationen finden Sie hier. Überprüfen Sie bitte vorab, ob Ihr Mikrofon beziehungsweise Ihr Headset und Ihre Kamera funktionsfähig sind. Bitte verwenden Sie keine VPN-Verbindung, da hier die Audioverbindung nicht gewährleistet werden kann.

Bei unseren Online-Weiterbildungen ist die Videokonferenz-Software Zoom in unseren Learning Space eingebunden. Sie haben keine Berechtigung für die Nutzung von ZOOM? Bitte kontaktieren Sie uns, wir bieten Ihnen gerne Alternativen für die Teilnahme an unseren Online-Weiterbildungen an.

Technikcheck mit gratis PreMeeting

Sie können kostenlos an einem unserer PreMeetings teilnehmen und unseren Learning Space kennenlernen. Eine Buchung ist nicht erforderlich. Termine zu unseren PreMeetings finden Sie in Ihrem Kundenportal. Klicken Sie im Kundenportal beim PreMeeting auf den grünen "Teilnehmen"-Button und Sie werden direkt zum Learning Space weitergeleitet.

Ein PreMeeting bietet die Möglichkeit, unseren Learning Space besser kennen zu lernen und technisch perfekt in Ihre Online-Weiterbildung zu starten. Es ist ein unverbindliches Angebot für alle Kund*innen und keine Voraussetzung für Ihre Teilnahme. Sollte kein Termin eines PreMeetings für Sie passen, Sie jedoch einen Technik-Check vorab wünschen, sprechen Sie uns gerne an.

Zugang und Ablauf der Online-Veranstaltungen

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Inhouse-Angebote - Präsenz und Online

Dieses Seminar führen wir auch exklusiv für Ihr Unternehmen durch - individuell zugeschnitten auf Ihre Anforderungen, terminlich flexibel und wahlweise als Präsenz- oder Online-Format. Sprechen Sie uns an und wir erstellen Ihnen ein massgeschneidertes Angebot.

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