2025-07-23 2025-07-23 , online online, 1.240,- € zzgl. MwSt. Heike Höf-Bausenwein https://forum-institut.de/seminar/25074156-digitalisierung-ki-in-der-personalabteilung-2025/referenten/25/25_07/25074156-digitalisierung-ki-in-der-personalabteilung-2025_hoef-bausenwein-heike.jpg Digitalisierung & KI in der Personalabteilung 2025

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalabteilung rechtssicher digitalisieren: von der digitalen Personalakte über datenschutzkonforme Aufbewahrung bis hin zur Einbindung von Workflows und KI. Das Seminar vermittelt rechtliche Grundlagen, zeigt Praxisbeispiele und bietet konkrete Anregungen zur Umsetzung.

Vorläufige Themen der virtuellen Veranstaltung
  • Grundlagen des Personalaktenrecht
  • Personalstrategien und Veränderung der Personalprozesse bei einer digitalen Personalakte und Signaturen
  • Notwendige Vorarbeiten und Anforderungen an das Projekt und Beteiligte definieren
  • Aufbau und Strukturen der Bestandsakten inklusive Workflows
  • Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Einsichtsrechte
  • Mitbestimmung, Auswahl der Anbieter und die papierlose Verwaltung


Wer sollte teilnehmen?
Dieses Seminar richtet sich gezielt an folgende Fach- und Führungskräfte:

  • Personalleiter*innen und HR-Fachkräfte
  • Verantwortliche für BGM, BEM oder Digitalisierung
  • Betriebs und Personalratsmitglieder
  • IT-Fachleute und Datenschutzbeauftragte im HR-Umfeld
Ziel des Online-Seminars
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalabteilung rechtssicher digitalisieren: von der digitalen Personalakte über datenschutzkonforme Aufbewahrung bis hin zur Einbindung von Workflows und KI. Das Seminar vermittelt rechtliche Grundlagen, zeigt Praxisbeispiele und bietet konkrete Anregungen zur Umsetzung.

Ziel ist es, Teilnehmer*innen praxisnah auf die digitale Transformation der Personalabteilung vorzubereiten. Sie erhalten Fachwissen über rechtliche Rahmenbedingungen, notwendige Vorbereitungen und organisatorische sowie technische Anforderungen zur Digitalisierung insbesondere der digitalen Personalakte. Anhand von Praxisbeispielen lernen Sie bewährte Tools und Methoden kennen.

Doppelte Datenhaltung, Signaturen, Textform, Papierflut, unübersichtliche Prozesse: Die Herausforderungen in der Personalverwaltung sind zahlreich. Die Digitalisierung bietet enorme Chancen, Personalprozesse effizient, transparent und rechtskonform zu gestalten - und mit KI zukunftsfähig zu machen.

Nach dem Seminar sind die Teilnehmer*innen in der Lage, die Einführung einer digitalen Personalakte fachlich zu begleiten, strategisch zu planen und rechtssicher umzusetzen.
Ihr Nutzen

  • Sie erhalten Rechtssicherheit bei der Umsetzung digitaler Personalakten und lernen die relevanten Datenschutzanforderungen kennen.
  • Sie profitieren von praxiserprobtem Know-how, um HR-Prozesse effizient zu digitalisieren.
  • Sie gewinnen Klarheit über Aufbau, Struktur und die erfolgreiche Integration in bestehende Workflows.
  • Sie kennen die wichtigsten Softwarelösungen sowie Auswahlkriterien und Anforderungen an Anbieter.
  • Sie erfahren, wie KI Ihre HR-Arbeit unterstützt - ergänzt durch nützliche Tools und Checklisten für die Praxis.

Digitalisierung & KI in der Personalabteilung 2025

Digitalisierung & KI in der Personalabteilung 2025

Prozesse umstellen, digitale Personalakte einführen, KI-Vorteile nutzen

Ihre Vorteile/Nutzen
  • Praxiserprobte Checklisten und Tools
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Daniyel Demir
Konferenzmanager Personal

+49 6221 500-822
d.demir@forum-institut.de

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Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalabteilung rechtssicher digitalisieren: von der digitalen Personalakte über datenschutzkonforme Aufbewahrung bis hin zur Einbindung von Workflows und KI. Das Seminar vermittelt rechtliche Grundlagen, zeigt Praxisbeispiele und bietet konkrete Anregungen zur Umsetzung.

Vorläufige Themen der virtuellen Veranstaltung

  • Grundlagen des Personalaktenrecht
  • Personalstrategien und Veränderung der Personalprozesse bei einer digitalen Personalakte und Signaturen
  • Notwendige Vorarbeiten und Anforderungen an das Projekt und Beteiligte definieren
  • Aufbau und Strukturen der Bestandsakten inklusive Workflows
  • Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Einsichtsrechte
  • Mitbestimmung, Auswahl der Anbieter und die papierlose Verwaltung


Wer sollte teilnehmen?
Dieses Seminar richtet sich gezielt an folgende Fach- und Führungskräfte:

  • Personalleiter*innen und HR-Fachkräfte
  • Verantwortliche für BGM, BEM oder Digitalisierung
  • Betriebs und Personalratsmitglieder
  • IT-Fachleute und Datenschutzbeauftragte im HR-Umfeld

Ziel des Online-Seminars

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalabteilung rechtssicher digitalisieren: von der digitalen Personalakte über datenschutzkonforme Aufbewahrung bis hin zur Einbindung von Workflows und KI. Das Seminar vermittelt rechtliche Grundlagen, zeigt Praxisbeispiele und bietet konkrete Anregungen zur Umsetzung.

Ziel ist es, Teilnehmer*innen praxisnah auf die digitale Transformation der Personalabteilung vorzubereiten. Sie erhalten Fachwissen über rechtliche Rahmenbedingungen, notwendige Vorbereitungen und organisatorische sowie technische Anforderungen zur Digitalisierung insbesondere der digitalen Personalakte. Anhand von Praxisbeispielen lernen Sie bewährte Tools und Methoden kennen.

Doppelte Datenhaltung, Signaturen, Textform, Papierflut, unübersichtliche Prozesse: Die Herausforderungen in der Personalverwaltung sind zahlreich. Die Digitalisierung bietet enorme Chancen, Personalprozesse effizient, transparent und rechtskonform zu gestalten - und mit KI zukunftsfähig zu machen.

Nach dem Seminar sind die Teilnehmer*innen in der Lage, die Einführung einer digitalen Personalakte fachlich zu begleiten, strategisch zu planen und rechtssicher umzusetzen.

Ihr Nutzen

  • Sie erhalten Rechtssicherheit bei der Umsetzung digitaler Personalakten und lernen die relevanten Datenschutzanforderungen kennen.
  • Sie profitieren von praxiserprobtem Know-how, um HR-Prozesse effizient zu digitalisieren.
  • Sie gewinnen Klarheit über Aufbau, Struktur und die erfolgreiche Integration in bestehende Workflows.
  • Sie kennen die wichtigsten Softwarelösungen sowie Auswahlkriterien und Anforderungen an Anbieter.
  • Sie erfahren, wie KI Ihre HR-Arbeit unterstützt - ergänzt durch nützliche Tools und Checklisten für die Praxis.

Programm

von 09:00 - 17:00 Uhr

Grundlagen des Personalaktenrecht
  • Datenschutzrechtliche Grundlagen (DSGVO, BDSG-neu)
  • Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung (Art. 6 DSGVO)
  • Transparenz, Erforderlichkeit, Zweckbindung und Zulässigkeit
  • Personalaktenwahrheit und Vollständigkeit

Personalstrategien und Veränderung der Personalprozesse bei einer digitalen Personalakte und Signaturen
  • Entwicklung einer digitalen HR-Strategie mit digitaler Landschaft
  • Integration von Signaturprozessen nach § 126 BGB
  • Employee-Self-Service & Workflowmanagement
  • Digitale Prozessdokumentation für Rechtssicherheit inklusive Verarbeitungsverzeichnis

Notwendige Vorarbeiten und Anforderungen an das Projekt und Beteiligte definieren
  • Projektaufbau: Phasen, Verantwortlichkeiten und Rollen
  • Beteiligung von Datenschutz, Betriebsrat, IT, OE und anderen Bereichen
  • Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts oder eigene Anpassung an System- und Softwaregrundlagen
  • Planung der Schulungen und des Change-Managements

Aufbau und Strukturen der Bestandsakten inklusive Workflows
  • Struktur und Gliederung der digitalen Akte in Abgrenzung zu Sachakten
  • Unterschied von Beamten- und Beschäftigtenakten
  • Integration von Workflows (z.?B. Urlaub, Krankheit, Abmahnung)
  • Scannen und Ablage mit KI oder ohne

Aufbewahrfristen, Datenschutz und Einsichtsrechte
  • Gesetzliche Fristen nach HGB, AO, SGB & DSGVO
  • Löschkonzepte und automatisierte Datenlöschung
  • Einsichtsrechte nach Rollen und Notwendigkeit
  • Anforderungen an revisionssichere Archivierung (GoBD)

Mitbestimmung, Auswahl der Anbieter und die papierlose Verwaltung
  • Beteiligungsrechte des Betriebs- und Personalrats
  • Auswahlkriterien und Anbieter von Softwarelösungen
  • Anforderungen an Systemarchitektur & Schnittstellen
  • Vorteile der papierlosen Verwaltung & KI-gestützte HR-Prozesse
  • DSGVO & BDSG: Was ist erlaubt, was ist Pflicht?

FAQ's

Häufige Fragen zu unseren Online-Seminaren

Welche Systemanforderungen werden benötigt?

Sie benötigen eine stabile Internetverbindung. Für ein optimales Lernerlebnis empfehlen wir die Verwendung des Browsers Microsoft Edge in der aktuellen Version. Unter Windows möglich wäre beispielsweise auch Google Chrome.

Zur Übertragung des Tons benötigen Sie ein Headset, Lautsprecher oder Telefon.
Weitere Informationen finden Sie unter: https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362023-Systemanforderungen-für-PC-Mac-und-Linux


Kann ich im Vorfeld einen Technik-Check ausführen?

Sie können im Vorfeld einen Technik-Check durchführen, um sicherzustellen, dass beim richtigen Online-Seminar alles funktioniert.
Klicken Sie im Kundenportal bei Ihrer gebuchten Veranstaltung auf den grünen "Teilnehmen"-Button und Sie werden direkt zum Learning Space weitergeleitet. Wenn Sie die Seite Ihrer Weiterbildung sehen, dann hat der Login funktioniert. Testen Sie nun bitte noch, ob der Konferenzraum (siehe links im Menü) funktioniert. Das erkennen Sie vorab an der Meldung "Treffen hat noch nicht begonnen". Dann sind Sie bestens gerüstet für Ihre Onlineteilnahme.


Muss ich ein PC-Headset für das Online-Seminar verwenden?

Nein, unser Learning Space unterstützt neben allen gängigen PC-Mikrofonen oder Lautsprechern auch die Einwahl über das Telefon.
Allerdings ist das Arbeiten mit PC-Headset bei Online-Seminaren deutlich komfortabler.


Sie haben keine Berechtigung für die Nutzung von ZOOM? Bitte kontaktieren Sie uns, wir bieten Ihnen gerne Alternativen für die Teilnahme an unserem Online-Seminar an.

Wie funktioniert es?

Die Online-Seminare finden im Internet, live und interaktiv statt. Sie werden von unseren Referent*innen gesteuert und gehalten. Sie als Teilnehmer*in nehmen von verschiedenen Orten aus an Ihren Endgeräten teil. Sie sehen Präsentationsunterlagen und hören die Vorträge unserer Referent*innen über Internet-Telefonie (VoIP) oder die klassische Telefonverbindung. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit direkt über die Audio-Verbindung oder im Chat Fragen zu stellen.

1. Starten Sie das Seminar bequem über das Kundenportal.
2. Nutzen Sie zur Übertragung des Tons ein Headset, Lautsprecher oder das Telefon.
3. Sehen Sie die Präsentation der Referent*innen.
4. Stellen Sie über die Audio- oder Chat-Funktion Ihre Fragen und diskutieren Sie mit den Referent*innen sowie den anderen Teilnehmer*innen.

Welche Vorteile haben Sie von unseren Online-Seminaren?
Bequem am Ort Ihrer Wahl lernen
Keine Reise- und Übernachtungskosten
Mit Live-Fragefunktion
Intensiver Austausch und Interaktionen

LIVE-Online-Seminar - so funktioniert es

Die Veranstaltung findet live und interaktiv über unseren Learning Space statt, in den die Zoom-Applikation integriert ist (keine Software-Installation erforderlich!). Die/der Referent*in freut sich sehr auf die Veranstaltung mit Ihnen. Um diese Veranstaltung interaktiv durchführen und den Austausch gewährleisten zu können, sind Kamera und Ton erforderlich.

Zugangsdaten und Einwahl

Sie loggen sich unter https://members.forum-institut.de/login mit Ihrem Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und Ihrem Passwort in das Kundenportal ein. Bitte stellen Sie vor dem Veranstaltungstag sicher, dass Sie Zugang zum Kundenportal haben. Am Veranstaltungstag starten Sie im Kundenportal Ihre Online-Weiterbildung direkt in der jeweiligen Veranstaltung mit dem Button "Teilnehmen".

Benötigte Technik

Bitte verwenden Sie eine aktuelle Version Ihres Browsers. Wir empfehlen die Verwendung von Microsoft Edge. Sie benötigen eine stabile Internetverbindung. Verwenden Sie bitte keine VPN-Verbindung. Überprüfen Sie bitte vorab, ob Ihr Mikrofon beziehungsweise Ihr Headset und Ihre Kamera funktionsfähig sind.

PreMeeting & Technik-Test

Unseren Learning Space kennenlernen und Sicherheit gewinnen: Sie können kostenlos an einem unserer PreMeetings teilnehmen, eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Termine und Zugangsdaten zu unseren PreMeetings finden Sie in Ihrem Kundenkonto. Ein PreMeeting bietet die Möglichkeit, unseren Learning Space besser kennen zu lernen. Es ist ein unverbindliches Angebot für alle Kunden und keine Voraussetzung für Ihre Teilnahme. Sollte kein Termin eines PreMeetings für Sie passen, Sie jedoch einen Technik-Check vorab wünschen, sprechen Sie uns gerne an.

Das zeichnet diese Veranstaltung aus

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2. Alternative
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